Regulamin dla Podwykonawców
- Wstęp
1.1 Definicje kluczowych pojęć (Podwykonawca, Zamawiający, Projekt, Umowa, etc.)
1.2 Cel i zakres Regulaminu
1.3 Podstawa prawna
- Postanowienia ogólne
2.1 Zakres działalności Podwykonawcy
2.2 Warunki wstępne współpracy
2.3 Obowiązki Zamawiającego
2.4 Zasady etyczne i standardy postępowania
- Proces składania ofert
3.1 Sposób i forma składania ofert
3.2 Wymagania dotyczące ofert
3.3 Kryteria oceny ofert
3.4 Procedura wyboru ofert
- Zawarcie umowy
4.1 Procedura zawierania umowy
4.2 Elementy umowy
4.3 Prawa i obowiązki stron
4.4 Okres obowiązywania umowy
4.5 Warunki zmiany umowy
- Realizacja projektów
5.1 Harmonogram realizacji projektów
5.2 Standardy jakościowe i kontrola jakości
5.3 Zarządzanie ryzykiem i odpowiedzialność
5.4 Postępowanie w przypadku naruszeń
- Rozliczenia i płatności
6.1 Zasady dotyczące fakturacji
6.2 Terminy płatności
6.3 Kary umowne i odsetki za opóźnienia
6.4 Warunki odstąpienia od umowy
6.5 Szacowanie wartości projektu
- Ochrona danych osobowych i poufność
7.1 Polityka ochrony danych osobowych
7.2 Zobowiązania dotyczące poufności
7.3 Uprawnienia do wykorzystywania informacji
- Postępowanie reklamacyjne i rozstrzyganie sporów
8.1 Procedura zgłaszania i rozpatrywania reklamacji
8.2 Metody rozwiązywania sporów
8.3 Sąd arbitrażowy / Sąd powszechny
- Postanowienia końcowe
9.1 Modyfikacje regulaminu
9.2 Obowiązujące przepisy prawa
9.3 Język regulaminu
- Załączniki
10.1 Wzory dokumentów i formularzy
10.2 Dodatkowe materiały referencyjne
- Wstęp
1.1 Definicje kluczowych pojęć
Zamawiający – firma EL-MEDIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą 05-200 Wołomin, ul. Wileńska 12, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000739176, która zleca wykonanie określonych projektów podwykonawcom.
Podwykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która na podstawie zawartej umowy z Zamawiającym zobowiązuje się do wykonania określonego projektu lub świadczenia określonych usług.
Projekt – zespół zadań zdefiniowany przez Zamawiającego, którego realizacja jest przedmiotem umowy zawartej z Podwykonawcą.
Umowa – pisemne porozumienie między Zamawiającym a Podwykonawcą dotyczące wykonania Projektu, które określa prawa i obowiązki obu stron, warunki wykonania, terminy, wynagrodzenie oraz inne istotne kwestie regulowane prawem i niniejszym Regulaminem.
Oferta – propozycja przedstawiona przez Podwykonawcę, zgodnie z procedurami określonymi w Regulaminie, dotycząca wykonania Projektu. Oferta powinna zawierać wszelkie niezbędne informacje umożliwiające Zamawiającemu ocenę zdolności Podwykonawcy do realizacji Projektu, w tym cenę oraz termin wykonania.
Akceptacja Oferty – pisemne zatwierdzenie Oferty przez Zamawiającego, które jest równoznaczne z zawarciem Umowy i staje się wiążące dla obu stron. W przypadku gdy nie dojdzie do podpisania umowy do wybranej przez zamawiającego oferty, podwykonawca traci możliwość składania ofert przez kolejne 60 dni.
Dane Osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, które Podwykonawca może przetwarzać w związku z realizacją Projektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
Poufność – obowiązek zachowania w tajemnicy przez Podwykonawcę wszelkich informacji uzyskanych w związku z realizacją Projektu, które nie są ogólnie dostępne lub publicznie znane, z wyjątkiem przypadków wymaganych przez prawo lub uzgodnionych z Zamawiającym.
Naruszenie Umowy – każde działanie lub zaniechanie przez Podwykonawcę, które jest sprzeczne z postanowieniami Umowy lub Regulaminu, a które może negatywnie wpłynąć na realizację Projektu lub interesy Zamawiającego.
1.2 Cel i zakres Regulaminu
Celem niniejszego Regulaminu jest ustalenie zasad i warunków współpracy pomiędzy EL-MEDIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ jako Zamawiającym a podmiotami zewnętrznymi działającymi jako Podwykonawcy. Regulamin ma za zadanie zapewnić jednolite standardy prowadzenia współpracy, które są zrozumiałe, przejrzyste i sprawiedliwe dla wszystkich zaangażowanych stron. Regulamin ten służy również jako narzędzie do zarządzania ryzykiem oraz jakością pracy wykonywanej przez Podwykonawców na rzecz Zamawiającego.
Regulamin stosuje się do wszystkich Podwykonawców, którzy podejmują się realizacji Projektów zleconych przez EL-MEDIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ. Obejmuje on wszystkie aspekty współpracy, począwszy od procesu składania ofert, poprzez negocjacje, zawieranie umów, realizację projektów, aż po rozliczenia i ewentualne postępowania reklamacyjne. Regulamin dotyczy zarówno bieżących jak i przyszłych projektów, które mogą być zlecone przez Zamawiającego w ramach trwającej współpracy.
Każdy Podwykonawca zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu przed przystąpieniem do składania ofert. Składanie oferty na wykonanie Projektu jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu. W przypadku, gdy poszczególne umowy zawarte pomiędzy Zamawiającym, a Podwykonawcą zawierają postanowienia odmienne od tych określonych w Regulaminie, pierwszeństwo mają postanowienia umowy.
EL-MEDIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie w miarę ewolucji praktyk biznesowych i zmian prawnych. Wszelkie zmiany zostaną odpowiednio skomunikowane wszystkim aktywnym Podwykonawcom oraz będą dostępne na oficjalnej stronie internetowej Zamawiającego. Podwykonawcy są zobowiązani do stosowania się do zaktualizowanej wersji Regulaminu od momentu jej opublikowania, chyba że wcześniej ustalono inaczej.
W celu rozstrzygnięcia wszelkich wątpliwości co do interpretacji poszczególnych postanowień Regulaminu, EL-MEDIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ udostępnia Podwykonawcom Biuro Obsługi Klienta/Subkontraktora, które służy pomocą i wsparciem w zrozumieniu obowiązujących procedur i zasad.
1.3 Podstawa prawna
Niniejszy Regulamin został opracowany zgodnie z obowiązującym prawem polskim. Wszystkie relacje prawne wynikające z niniejszego Regulaminu między EL-MEDIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, a Podwykonawcami są regulowane, w szczególności, przez Kodeks cywilny, ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ustawę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz inne przepisy prawa specjalnego związane z działalnością branżową obu stron.
Wszelkie kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych przez Podwykonawców w ramach realizacji Projektów będą podlegały przepisom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawy o ochronie danych osobowych oraz innych relevantnych aktów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych.
W przypadku, gdy elementy Projektu wymagają współpracy z zagranicznymi partnerami lub dotyczą terenów poza granicami Polski, stosowane będą również odpowiednie przepisy prawa międzynarodowego oraz prawa miejscowego, które mają zastosowanie do wykonania zobowiązań w ramach tych projektów.
Podwykonawcy zobowiązani są do przestrzegania wszelkich obowiązujących norm, standardów i certyfikatów branżowych niezbędnych do prawidłowej realizacji Projektu. To obejmuje zarówno polskie normy (PN), jak i międzynarodowe standardy branżowe.
Wszystkie postanowienia niniejszego Regulaminu mają na celu uzupełnienie umowy zawartej między Zamawiającym a Podwykonawcą, a w przypadku jakichkolwiek rozbieżności między Regulaminem a umową, pierwszeństwo mają postanowienia umowy.
- Postanowienia ogólne
2.1 Zakres działalności Podwykonawcy
Podwykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług zgodnych ze swoją specjalizacją i doświadczeniem, które są wymienione w rejestrze działalności gospodarczej lub innym odpowiednim rejestrze publicznym. Zakres świadczonych usług może obejmować projektowanie, konsultacje, nadzór budowlany, wykonawstwo, a także inne usługi specjalistyczne, które zostaną szczegółowo określone w umowach projektowych.
Podwykonawca gwarantuje, że dysponuje odpowiednimi zasobami ludzkimi, technologicznymi oraz organizacyjnymi, które umożliwiają pełne i profesjonalne wykonanie zleconych projektów zgodnie z najnowszymi standardami branżowymi.
2.2 Warunki wstępne współpracy
Przed rozpoczęciem współpracy, każdy Podwykonawca musi przejść proces weryfikacji, który obejmuje sprawdzenie kwalifikacji, referencji oraz historii współpracy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia audytów i inspekcji w celu potwierdzenia zgodności deklarowanych umiejętności z rzeczywistością.
2.3 Obowiązki Zamawiającego
Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia Podwykonawcom wszystkich niezbędnych informacji i dokumentacji technicznej potrzebnej do realizacji projektów. Informacje te powinny być dostarczane w sposób terminowy i kompletny.
Zamawiający zobowiązuje się również do terminowego regulowania należności wynikających z wykonanych usług zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Opóźnienia w płatnościach będą podlegać odsetkom za zwłokę, zgodnie z obowiązującym prawem.
2.4 Zasady etyczne i standardy postępowania
Zarówno Zamawiający, jak i Podwykonawcy są zobowiązani do przestrzegania najwyższych standardów etycznych podczas realizacji projektów. Należy unikać jakichkolwiek form korupcji, oszustw czy nadużyć.
Oczekuje się, że wszystkie działania będą przeprowadzane w sposób transparentny i uczciwy, z poszanowaniem dobrostanu pracowników i ochrony środowiska. Naruszenie tych zasad będzie skutkować możliwością natychmiastowego rozwiązania umowy i podjęcia odpowiednich kroków prawnych.
- Proces składania ofert
3.1 Sposób i forma składania ofert
Oferty od Podwykonawców należy składać wyłącznie drogą elektroniczną przez dedykowany system online dostępny na stronie internetowej Zamawiającego. System ten wymaga rejestracji i logowania, co zapewnia bezpieczeństwo i śledzenie procesu ofertowego.
Wszystkie oferty muszą być składane w języku polskim i zawierać wszystkie wymagane dokumenty oraz załączniki, takie jak szczegółowy opis świadczonych usług, wycenę, terminy realizacji oraz wszelkie inne informacje uznane przez Zamawiającego za niezbędne do oceny oferty.
3.2 Wymagania dotyczące ofert
Oferta musi być kompletna i zgodna z wymogami specyfikacji projektu zamieszczonej przez Zamawiającego. Podwykonawca jest zobowiązany do dołączenia referencji lub przykładów wcześniej zrealizowanych projektów, które potwierdzają jego zdolności do wykonania zleconego zadania. Wszelkie braki w dokumentacji mogą być podstawą do odrzucenia oferty.
3.3 Kryteria oceny ofert
Oferty będą oceniane na podstawie kryteriów takich jak cena, doświadczenie, jakość wcześniejszych prac, terminowość, innowacyjność proponowanych rozwiązań oraz zgodność z wymogami ekologicznymi i etycznymi.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych lub negocjacji z wybranymi Podwykonawcami w celu dokładniejszego omówienia szczegółów oferty oraz potencjalnych warunków współpracy.
3.4 Procedura wyboru ofert
Procedura wyboru rozpoczyna się od wstępnej selekcji ofert, które spełniają wszystkie formalne wymogi. Następnie, kwalifikacyjna komisja ocenia oferty według ustalonych kryteriów.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia wszystkich ofert bez podania przyczyny, co jest standardową praktyką w przypadku, gdy żadna z ofert nie spełnia oczekiwań pod względem jakościowym lub finansowym.
Po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wybranym Podwykonawcą zostanie zawarta umowa, która szczegółowo określi warunki współpracy.
- Zawarcie umowy
4.1 Procedura zawierania umowy
Po akceptacji oferty przez Zamawiającego, obie strony przystępują do negocjacji finalnych warunków umowy. Proces ten obejmuje ustalenie i potwierdzenie szczegółów dotyczących zakresu prac, harmonogramu realizacji, warunków płatności, obowiązków oraz odpowiedzialności obu stron.
Finalna umowa powinna być sporządzona na piśmie i podpisana przez upoważnione osoby obu stron. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia Podwykonawcy projektu umowy do akceptacji na co najmniej 7 dni przed oczekiwanym terminem podpisania.
4.2 Elementy umowy
Umowa musi zawierać pełne dane obu stron, dokładny opis projektu wraz z wymaganiami technicznymi i jakościowymi, szczegółowy harmonogram z kluczowymi kamieniami milowymi, zasady rozliczeń finansowych, jak również kary za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań.
W umowie należy także jasno określić warunki dotyczące możliwości wprowadzenia zmian w zakresie projektu, procedury akceptacji prac oraz warunki rozwiązania umowy.
4.3 Prawa i obowiązki stron
Umowa powinna szczegółowo opisywać prawa i obowiązki Zamawiającego, takie jak terminowe płatności, dostarczanie niezbędnych informacji i materiałów, jak również obowiązki Podwykonawcy, w tym przestrzeganie terminów, utrzymanie standardów jakościowych i bezpieczeństwa pracy.
Ponadto, umowa powinna regulować kwestie praw własności intelektualnej, w tym prawa autorskie do wyników prac, zasady ich wykorzystywania i udostępniania.
4.4 Okres obowiązywania umowy
W umowie należy jasno zdefiniować datę rozpoczęcia i zakończenia obowiązywania umowy, co wiąże się z okresem realizacji projektu oraz ewentualnym okresem gwarancji. Umowa może także przewidywać mechanizmy przedłużenia okresu jej obowiązywania w przypadkach uzasadnionych, np. opóźnień niezależnych od Podwykonawcy lub dodatkowych prac na żądanie Zamawiającego.
4.5 Warunki zmiany umowy
Umowa powinna zawierać procedury zmiany jej warunków, które mogą być niezbędne w przypadku zmiany zakresu projektu, terminów realizacji czy też wystąpienia siły wyższej.
Wszelkie zmiany do umowy wymagają formy pisemnej i akceptacji obu stron, co jest zabezpieczeniem przed ewentualnymi nieporozumieniami.
- Realizacja projektów
5.1 Harmonogram realizacji projektów
Dla każdego projektu zostanie stworzony szczegółowy harmonogram, który zostanie zaakceptowany przez obie strony przed rozpoczęciem prac. Harmonogram będzie zawierał kluczowe daty i kamienie milowe, takie jak początek prac, terminy poszczególnych etapów projektowych, przeglądy, testy, oraz ostateczne terminy zakończenia prac.
Podwykonawca zobowiązuje się do regularnego dostarczania Zamawiającemu aktualizacji statusu projektu, zgodnie z ustalonymi interwałami, np. tygodniowo lub miesięcznie, co umożliwia monitorowanie postępów i szybkie reagowanie na ewentualne problemy.
5.2 Standardy jakościowe i kontrola jakości
Wszystkie prace wykonane przez Podwykonawcę muszą spełniać określone standardy jakościowe, które zostaną szczegółowo opisane w specyfikacji technicznej projektu. Zamawiający będzie przeprowadzać regularne kontrole jakości w trakcie realizacji projektu oraz przed jego ostatecznym przyjęciem.
Podwykonawca jest odpowiedzialny za przestrzeganie wszystkich obowiązujących norm branżowych, przepisów bezpieczeństwa oraz ekologicznych. Niewykonanie tych wymagań może skutkować odrzuceniem wykonanych prac, żądaniem poprawek, a nawet rozwiązaniem umowy.
5.3 Zarządzanie ryzykiem i odpowiedzialność
Podwykonawca jest zobowiązany do identyfikacji potencjalnych ryzyk związanych z realizacją projektu oraz do tworzenia i wdrażania planów zarządzania tymi ryzykami. Plan zarządzania ryzykiem powinien być przedstawiony Zamawiającemu na etapie negocjacji umowy.
W przypadku wystąpienia zdarzeń, które mogą wpłynąć na terminowość lub jakość projektu, Podwykonawca musi niezwłocznie powiadomić Zamawiającego o sytuacji oraz zaproponować rozwiązania minimalizujące negatywne skutki.
5.4 Postępowanie w przypadku naruszeń
W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że Podwykonawca nie wywiązuje się z umowy (np. opóźnienia, niska jakość wykonania, nieprzestrzeganie specyfikacji technicznych), Zamawiający ma prawo zażądać natychmiastowych działań naprawczych.
Jeżeli naruszenia nie zostaną skorygowane w ustalonym czasie, Zamawiający może podjąć dalsze kroki prawne, w tym nałożenie kar umownych, wstrzymanie płatności, a nawet rozwiązanie umowy. Procedury te muszą być klarownie opisane w umowie, zapewniając obu stronom zrozumienie potencjalnych konsekwencji naruszeń.
- Rozliczenia i płatności
6.1 Zasady dotyczące fakturacji
Podwykonawca jest zobowiązany do wystawiania faktur zgodnie z rzeczywistym wykonaniem pracy lub postępem w realizacji projektu, co powinno być ustalone w umowie. Faktury powinny być wystawiane na koniec każdego miesiąca lub po zakończeniu każdego etapu projektu, zgodnie z harmonogramem płatności.
Faktura musi zawierać wszystkie wymagane prawem informacje, takie jak dane obu stron, numer identyfikacyjny faktury, datę wystawienia, szczegółowy opis wykonanych prac, kwotę do zapłaty oraz stosowne stawki podatkowe. Dokumenty powinny być przesyłane elektronicznie lub w formie papierowej, w zależności od wymagań Zamawiającego.
6.2 Terminy płatności
Terminy płatności zostaną ustalone w umowie i zazwyczaj nie powinny przekraczać 30 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli jakości wykonanych prac przed dokonaniem płatności.
W przypadku opóźnień w płatnościach, Podwykonawca ma prawo naliczyć odsetki za zwłokę według stawki określonej przez przepisy prawa lub umowę.
6.3 Kary umowne i odsetki za opóźnienia
W umowie mogą być przewidziane kary umowne za niezrealizowanie lub opóźnienie w realizacji poszczególnych etapów projektu. Wysokość kar oraz warunki ich stosowania muszą być jasno określone, aby unikać nieporozumień.
Kar umownych nie stosuje się automatycznie, lecz tylko w przypadku, gdy Zamawiający wykaże, że opóźnienie lub błąd w realizacji projektu spowodował mu szkodę. Podwykonawca ma prawo do przedstawienia dowodów na usprawiedliwienie opóźnień lub problemów w realizacji zadania.
6.4 Warunki odstąpienia od umowy
Umowa powinna precyzować warunki, w których każda ze stron może odstąpić od umowy. Zazwyczaj obejmuje to sytuacje takie jak znaczne naruszenie warunków umowy, niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań umownych, upadłość jednej ze stron, czy zmiany w przepisach prawnych uniemożliwiające realizację projektu.
Odstąpienie od umowy wymaga formalnego zawiadomienia drugiej strony w formie pisemnej z podaniem uzasadnionych powodów odstąpienia. Zwykle przewiduje się okres wypowiedzenia, który pozwala na zakończenie bieżących prac i rozliczenie wzajemnych zobowiązań.
6.5 Szacowanie wartości projektu
Wartość projektu jest określana na podstawie przewidywanego czasu pracy nad projektem oszacowanego przez naszych projektantów. Aktualna stawka roboczogodziny wynosi 60zł/h netto.
- Ochrona danych osobowych i poufność
7.1 Polityka ochrony danych osobowych
Podwykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (RODO) oraz innych lokalnych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Wszystkie dane osobowe przetwarzane w ramach realizacji projektów muszą być chronione przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub zniszczeniem.
Podwykonawca powinien wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, takie jak szyfrowanie, audyty bezpieczeństwa, oraz szkolenia dla personelu dotyczące przepisów o ochronie danych osobowych.
Podwykonawca musi również zapewnić, że wszelkie dane przekazywane Zamawiającemu lub innym upoważnionym stronom są przekazywane w sposób zabezpieczony i zgodny z obowiązującym prawem.
7.2 Zobowiązania dotyczące poufności
W ramach umowy, Podwykonawca zobowiązany jest do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych od Zamawiającego w trakcie realizacji projektu, które nie są publicznie dostępne. Obowiązek poufności obejmuje wszystkie dokumenty, dane techniczne, know-how, informacje o projektach oraz inne wrażliwe informacje.
Poufność obowiązuje przez cały okres trwania umowy oraz po jej zakończeniu, przez okres 5 lat lub do momentu, gdy informacje te staną się publicznie znane w sposób niezależny od Podwykonawcy.
Naruszenie zobowiązań poufności może skutkować odpowiedzialnością cywilną i odszkodowawczą, a także może być podstawą do rozwiązania umowy przez Zamawiającego.
7.3 Uprawnienia do wykorzystywania informacji
Umowa powinna jasno określać, jakie prawa i licencje do wykorzystania wyników prac, dokumentacji czy innych informacji związanych z projektem są udzielane Zamawiającemu oraz Podwykonawcy. To obejmuje prawa do kopiowania, modyfikacji, dystrybucji i publikacji tych materiałów.
Wszelkie wykorzystanie informacji uzyskanych w trakcie realizacji projektu przez Podwykonawcę do celów innych niż bezpośrednia realizacja zleconego projektu wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.
W przypadku, gdy Projekt generuje prawa własności intelektualnej, strony powinny jasno określić, jakie prawa przysługują każdej ze stron, w tym sposób i zakres komercyjnego wykorzystania tych praw.
- Postępowanie reklamacyjne i rozstrzyganie sporów
8.1 Procedura zgłaszania i rozpatrywania reklamacji
Podwykonawcy mają obowiązek zgłaszania wszelkich reklamacji dotyczących projektów w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty wystąpienia zdarzenia, które jest przedmiotem reklamacji. Reklamacje powinny być składane na piśmie i zawierać szczegółowy opis problemu oraz proponowane rozwiązanie.
Zamawiający zobowiązuje się do rozpatrzenia każdej reklamacji w ciągu 30 dni od jej otrzymania. Proces rozpatrywania będzie obejmował weryfikację zgłoszenia, konsultacje z odpowiednimi działami oraz, w razie potrzeby, inspekcję wykonanych prac lub dostarczonych materiałów.
Po zakończeniu procesu rozpatrywania, Zamawiający poinformuje Podwykonawcę o wyniku oraz o ewentualnych dalszych krokach, które mogą obejmować korektę, odszkodowanie, lub odrzucenie reklamacji z uzasadnieniem decyzji.
8.2 Metody rozwiązywania sporów
W przypadku wystąpienia sporów między Zamawiającym a Podwykonawcą, strony zobowiązują się do próby ich rozwiązania w drodze mediacji. Mediacja powinna być przeprowadzona przez niezależnego mediatora, wybranego przez obie strony.
Jeżeli mediacja nie przyniesie rozwiązania w uzgodnionym terminie, spór będzie mógł być przekazany do rozstrzygnięcia przez sąd arbitrażowy lub sąd powszechny, w zależności od postanowień umowy między stronami.
8.3 Sąd arbitrażowy / Sąd powszechny
Strony mogą zdecydować się na korzystanie z arbitrażu jako preferowanej metody rozstrzygania sporów wynikających z umowy. W takim przypadku, w umowie zawarte będą postanowienia dotyczące procedury arbitrażowej, w tym składu sądu arbitrażowego oraz miejsca i prawa właściwego dla procedur arbitrażowych.
W przypadku, gdy strony nie zdecydują się na arbitraż, wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego, chyba że prawo przewiduje inaczej.
- Postanowienia końcowe
9.1 Modyfikacje regulaminu
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie w dowolnym momencie. Zmiany te mogą być podyktowane zmianami w prawie, ewolucją praktyk biznesowych, czy też koniecznością dostosowania do nowych realiów rynkowych.
Wszelkie zmiany zostaną odpowiednio ogłoszone na oficjalnej stronie internetowej Zamawiającego oraz przekazane wszystkim aktywnym Podwykonawcom z odpowiednim wyprzedzeniem przed ich wejściem w życie. Zwykle okres ten nie będzie krótszy niż 30 dni.
Podwykonawcy, którzy nie zgadzają się na nowe warunki Regulaminu, mają prawo do zakończenia współpracy z Zamawiającym przed datą wejścia zmian w życie, pod warunkiem zakończenia wszelkich trwających projektów zgodnie z dotychczasowymi zasadami.
9.2 Obowiązujące przepisy prawa
Regulamin oraz wszelkie umowy zawarte na jego podstawie są podporządkowane i należy je interpretować zgodnie z prawem polskim. Wszystkie kwestie nieuregulowane niniejszym Regulaminem podlegają rozstrzygnięciu na podstawie obowiązujących przepisów prawa polskiego.
W przypadku wystąpienia sprzeczności między postanowieniami Regulaminu a niezbywalnymi przepisami prawa, pierwszeństwo mają przepisy prawa, które mają zastosowanie bez względu na treść zawartej umowy czy przyjętego regulaminu.
9.3 Język regulaminu
Oficjalnym językiem Regulaminu jest język polski. Wszystkie dokumenty, umowy, oraz wszelka komunikacja między Zamawiającym a Podwykonawcami powinna odbywać się w języku polskim.
W przypadku, gdy dokumenty lub komunikaty zostaną przetłumaczone na inny język, wersja polska ma charakter wiążący w przypadku wystąpienia rozbieżności interpretacyjnych.
- Załączniki
10.1 Wzory dokumentów i formularzy
Wzór Umowy o Wykonanie Projektu: Standardowy dokument umowy, który określa ogólne warunki współpracy, prawa i obowiązki stron, szczegółowy zakres prac, wynagrodzenie, terminy oraz kary umowne.
Formularz Oferty: Szablon, który podwykonawcy mogą używać do składania ofert na projekty. Formularz powinien zawierać sekcje na opis techniczny, cenę, czas realizacji oraz wszelkie inne wymagane informacje.
Formularz Reklamacyjny: Dokument umożliwiający podwykonawcom zgłaszanie problemów lub niezgodności w ramach realizowanych projektów, wskazujący, jakie informacje są potrzebne do rozpatrzenia reklamacji.
10.2 Dodatkowe materiały referencyjne
Instrukcje Techniczne i Wytyczne Jakościowe: Dokumenty określające standardy techniczne i jakościowe wymagane przy realizacji projektów. Mogą one zawierać specyfikacje materiałów, wytyczne dotyczące procedur testowych, oraz standardy kontroli jakości.
Kodeks Postępowania Etycznego: Dokument określający oczekiwane zachowania i standardy etyczne, które podwykonawcy muszą przestrzegać podczas współpracy z zamawiającym.
Zasady Ochrony Danych Osobowych: Dokument informujący o polityce prywatności oraz procedurach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych, zgodnie z RODO i innymi przepisami prawa.
10.3 Przykładowe Raporty i Aktualizacje Projektowe
Szablon Raportu Postępu Prac: Dokument, którego można używać do regularnego raportowania postępów w projekcie, zawierający sekcje na aktualne wyniki, napotkane problemy, oraz przewidywania na kolejne etapy projektu.
Przykładowe Aktualizacje Projektowe: Przykłady dokumentów wykorzystywanych do informowania Zamawiającego o bieżącym statusie projektów, które mogą służyć jako referencja dla przyszłych raportów.
